Archief overbrengen

Het ADC neemt graag archieven aan die passen bij het doel en derhalve binnen het collectieprofiel van de instelling, en die een aanvulling vormen op de reeds aanwezige archieven. Regelmatig worden er ook materialen aangeboden die niet passen bij het ADC. Controleer daarom op deze pagina of het archief dat u wilt aanbieden bij het ADC past. Als dat zo is, of als u nog twijfelt en daarom graag even de kwestie bespreekt, neem dan contact op met het ADC.

Profiel ADC

Het ADC beheert archieven met landelijke betekenis die in relatie staan tot de voormalige Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKv) en Nederlands Gereformeerde Kerken (NGK), alsmede tot de huidige Nederlandse Gereformeerde Kerken (NeGK). Het ADC is een archiefbewaarplaats, waar archivalia onder brandveilige omstandigheden en bij een constante temperatuur en luchtvochtigheid bewaard worden. Ook bij het ontsluiten van de archieven worden algemene archivistische standaarden gerespecteerd. Het op deze wijze beheren van archieven kost veel inspanning en het professioneel ontsluiten van archieven is een arbeidsintensief proces. Zoals veel archiefinstellingen heeft het ADC een ontsluitingsachterstand: er wordt meer archief overgedragen dan er binnen een redelijke termijn ontsloten kan worden. Nieuwe archieven zijn welkom, maar deze archieven moeten wel passen binnen het collectieprofiel van het ADC.

Selectiecriteria

Houd als u archief wilt overdragen rekening met de volgende uitgangspunten:

• Het ADC beheert archieven met landelijke betekenis. Archivalia betreffende een plaatselijke kerk horen in de regel in het plaatselijke kerkarchief.
• Het ADC is een archief en geen bibliotheek. Gedrukte bronnen als boeken en tijdschriften horen in de regel thuis in een bibliotheek en niet in een archief. Knipselverzamelingen zijn doorgaans niet interessant voor archieven óf bibliotheken. In bibliotheken worden immers al de gedrukte bronnen bewaard, waaruit deze knipsels genomen zijn. Tegenwoordig zijn historische kranten en tijdschriften vaak zelfs gedigitaliseerd en zeer goed doorzoekbaar.
• Het ADC neemt het liefst archieven aan van de officiële archiefvormer. Dus het organisatiearchief en niet de verzameling stukken van een particulier persoon die ook enige tijd bij deze organisatie betrokken was en een eigen selectie gemaakt heeft. Alleen als het archief van een officiële archiefvormer verloren is gegaan, kunnen particuliere verzamelingen van belang zijn voor een archiefinstelling. Archivalia worden over 70 jaar makkelijker gevonden in het archief van een officiële archiefvormer dan in het archief van verzamelaar X uit Y.
• Archieven moeten ontsloten worden om van nut te kunnen zijn. Dit betekent dat de stukken geordend en beschreven moeten worden. Sommige stukken – bijvoorbeeld dubbele stukken en stukken van andere archiefvormers, die ook al in andere archieven bewaard worden – moeten daarbij verwijderd worden. Als alles bewaard wordt, is niets meer vindbaar. Bovendien is depotruimte kostbaar en begrensd.
• Archieven moeten in een goede materiële staat verkeren om langdurig bewaard te kunnen worden. Beschimmelde archiefstukken en archivalia met de papiervisjes er nog tussen kunnen in die staat niet worden aangeboden bij het ADC. Graag beschermen wij de reeds aanwezige archieven hiertegen. Om papier lang goed te houden, moeten metaal (paperclips en nietjes) en plastic (bijvoorbeeld mapjes) verwijderd worden. Metaal gaat roesten en plastic bevat weekmakers. Beiden tasten papier aan.

Als uw archief landelijke betekenis heeft voor de Nederlandse Gereformeerde Kerken, Nederlands Gereformeerde Kerken en/of Gereformeerde Kerken vrijgemaakt, niet bestaat uit gedrukte bronnen, afkomstig is van een officiële archiefvormer, enigszins ontsloten is en in een acceptabele materiële conditie verkeert, kunt u voor overdracht in contact treden met het ADC.

Overleg vooraf

Stuur alstublieft geen stukken naar het ADC zonder overleg vooraf. Sommige stukken passen niet binnen het collectieprofiel, andere stukken zijn wellicht al aanwezig en het kost ons veel tijd om pakketten van rommelzolders uit het hele land te onderzoeken.

Overeenkomst

Houd er tenslotte rekening mee dat er bij de overdracht van een archief een eenvoudig contract wordt gesloten. Hierin wordt vastgelegd of u het archief schenkt of in bewaring geeft (en zodoende zelf eigenaar blijft). Als delen van het archief vertrouwelijk zijn, kunnen er in de overeenkomst tevens openbaarheidsbeperkingen worden opgenomen. Het is handig om vooraf na te denken over de vraag of u het archief wilt schenken of in bewaring wilt geven, en of er openbaarheidsbeperkingen noodzakelijk zijn.