Het ADC biedt kerken en christelijke organisaties de mogelijkheid om hun digitale bestanden veilig en duurzaam te bewaren, conform de in de Europese Unie geldende privacyregels.
Dit doen we door bij het bedrijf Data Matters e-depot ruimte te huren, een ‘kluis’ in de cloud voor elektronische bestanden. DataMatters verzorgt eveneens de elektronische opslag van diverse burgerlijke gemeenten en zorginstellingen, en werkt met servers die zich in de EU bevinden. Zie voor meer informatie over het bedrijf: https://datamatters.nl/.
Om bestanden in het e-depot te kunnen plaatsen en raadplegen is een apart platform nodig. De archiefwereld kent enkele gevestigde collectiebeheersystemen. Ook het ADC heeft er in het verleden één gebruikt voor de ADC Archiefservice. In de praktijk blijken deze complexe systemen echter te ingewikkeld voor kleine organisaties. Om die reden heeft het ADC een eigen applicatie laten bouwen, waarin eenvoud voorop staat. Iedereen die kan werken met bekende programma’s als Windows Verkenner of Dropbox, kan ook werken met de genoemde applicatie. Zie voor een indruk van het systeem de gebruikershandleiding: https://edepot.adckampen.nl/help/.
Als uw kerk of organisatie gebruik wil maken van de ADC Archiefservice, kunt u dat kenbaar maken bij de archivaris van het ADC. U krijgt dan als organisatie een eigen account om bestanden te uploaden en te raadplegen. Per kerk of organisatie vragen wij een tegemoetkoming in de kosten van 50 euro per jaar. U draagt het archief niet aan ons over, maar blijft zelf eigenaar van de bestanden. Om het archief ook in de verre toekomst raadpleegbaar te houden, raden wij aan om te kiezen voor een duidelijke structuur en om gebruik te maken van duurzame bestandsformatten (zoals PDF/A). Desgewenst kunnen wij een standaardstructuur voor een plaatselijk kerkarchief bieden.